Ein elektronisches Fahrtenbuch kann nur dann als ordnungsgemäß anerkannt werden, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Zudem muss ersichtlich sein, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden. Dies hat das Finanzgericht Baden-Württemberg entschieden.
An ein Fahrtenbuch werden hohe Anforderungen gestellt. Für dienstliche Fahrten werden grundsätzlich folgende Angaben gefordert:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel (bei Umwegen auch die Reiseroute),
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Ein händisch geführtes Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah geführt werden sowie in gebundener Form vorliegen. Aber auch bei digitalen Fahrtenbüchern sind die formalen Anforderungen hoch, wie ein aktuelles Urteil zeigt.
Sachverhalt aktuelle Entscheidung
Im Streitfall nutzte ein Apotheker eine Fahrtenbuch-Software, die ein „finanzamtstaugliches“ elektronisches Fahrtenbuch versprach. Nachdem der Betriebsprüfer beim Abgleich von Fahrtenbuch und Belegen keine inhaltlichen Fehler finden konnte, prüfte er die Software. Er testete, ob das Fahrtenbuch nachträglich geändert werden konnte, ohne dass dies erkennbar ist. Dabei stellte er fest, dass das Fahrtenbuch nach Excel exportiert, dort bearbeitet und anschließend wieder importiert werden konnte. Der Apotheker hielt dem entgegen, dass es für jede erfasste Fahrt eine Satz-ID gab, die eine solche Manipulation erkennbar gemacht hätte. Dies war technisch wohl richtig, genügte jedoch trotzdem nicht.
Das Finanzgericht Baden-Württemberg störte insbesondere, dass bei einem Rückimport aus Excel in das Fahrtenbuchprogramm Änderungen weder in der gewöhnlichen Programm- noch der Druckansicht als solche erkennbar waren – insbesondere auch nicht an einer abweichenden oder unstimmigen Satz-ID. Hinzu kam, dass nicht ersichtlich war, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, sodass das Finanzgericht das Fahrtenbuch letztlich für nicht ordnungsgemäß befand.
Ob das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, hängt wesentlich davon ab, dass die erzeugte Datei und die Ausdrucke zweifelsfrei erkennen lassen, wann und von wem Daten erfasst wurden und ob sie nachträglich verändert wurden. Die Anforderungen sind insoweit noch höher als beim manuellen Fahrtenbuch. FG Baden-Württemberg, Urteil vom 14.10.2014, Az. 11 K 737/11